Een Brown Paper sessie?!

Hoe creëer je intern draagvlak?

“Er moet veel gebeuren, maar ik weet niet zo goed waar ik moet beginnen en hoe ik intern draagvlak kan creëren.” Dit is een uitspraak die ik bij veel bedrijven hoor. Bedrijven willen veel dingen oppakken en aanpassen, het liefst allemaal tegelijkertijd. Maar de prioriteit is lastig te bepalen en er zijn teveel meningen waardoor uiteindelijk alles blijft liggen en er helemaal niks gebeurt.

 

Waar begin je eigenlijk? 

Voordat je ergens aan begint is het aan te raden om eerst de bestaande processen en activiteiten in kaart te brengen door middel van een gezamenlijke, interactieve evaluatie: een Brown Paper sessie. Tijdens deze sessie stel je de vragen: Wat doen we goed? Wat kunnen we verbeteren? En wat moeten we toevoegen? Beantwoord deze vragen niet alleen, maar betrek hierbij de juiste collega’s met de juiste expertises.

 

Wanneer je helder hebt wie er bij de Brown Paper sessie aanwezig moeten zijn, start je met de voorbereidingen van je Brown Paper sessie.

 

Wat heb je nodig? 

  • Bruin (inpak)papier
  • Plakband
  • Post-its
  • Stiften
  • Een aparte ruimte
  • Een voorgedefinieerd resultaat: wat wil je bereiken?  

 

Aan de slag!

Vraag tijdens de sessie naar ideeën en meningen van de betrokkenen. Iedereen mag braindumps op de post-its schrijven en vervolgens op de Brown Paper plakken. Niets is fout, gek of onmogelijk! Het gaat erom dat de inbreng en kansen voor alle betrokkenen gelijk zijn; iedereen moet zich vrij voelen om zijn mening te geven. Door samen over de bestaande processen of nieuwe onderwerpen te sparren, ontstaan er groepsgesprekken en discussies die eerder nooit hebben plaatsgevonden. Nu kom je ergens! Door de meningen van iedereen op de Brown Paper te plakken, krijg je direct en visueel inzichtelijk wat er speelt, of juist moet gaan spelen.

 

Prioriteitenmatrix

Na een Brown Paper sessie heb je voldoende input om vervolgens prioriteiten te stellen. Een prioriteitenmatrix kan je hierbij helpen. Deze matrix bestaat uit vier kwadranten waarin je acties kan plaatsen:

 

  1. Belangrijk en urgent
  2. Belangrijk en niet urgent
  3. Onbelangrijk en urgent
  4. Onbelangrijk en niet urgent

 

PrioriteitenMatrix

De post-its verplaatsen zich (digitaal) van de Brown Paper naar de prioriteitenmatrix. Wanneer dit is gedaan, deel je de matrix met alle betrokkenen. Wanneer iedereen akkoord is, spreekt het voor zich dat alle actiepunten bij punt 1 de meeste prioriteit moeten krijgen. Dit zijn quick wins. 

 

Wij… als team!

Met een Brown Paper sessie creëer je begrip, gezamenlijke doelstellingen en uiteindelijk ook draagvlak binnen de organisatie.

 

“De belangrijkste actiepunten en quick wins hebben we helder, we weten exact waar we als team de prioriteit aan moeten geven”

 

Zelf actief deelnemen aan een Brown Paper sessie?

Wij helpen je graag bij het voorbereiden van de sessie en het begeleiden ervan zodat je zelf actief kunt deelnemen. 

 

Ja, ik heb behoefte aan begeleiding